Communication and Outreach Committee

Established: Fall, 2023

Mandate:

This Committee was established to assign oversight to a group of skilled, committed individuals who would be responsible for the following priorities:

• Maintaining and updating the IWCC Website in a timely manner, collaborating with the IWCC Web Master.
• Developing and producing a new IWCC quarterly (digital version) Bulletin.
  • The Committee established an Editorial team made up of the Committee members and volunteers with the prerequisite skills and interest to generate and manage content.

The Committee also assists other Club volunteers and Committee members in the management and administration of additional club communications platforms. These platforms include:

Social Media

The IWCC has three designated Facebook pages

• • • The Irish Wolfhound Club of Canada – Rescue page is managed by the Rescue Committee.  
    • The Irish Wolfhound Club of Canada page is managed by members of the Board of Directors.

Member Newsletter

The Newsletter is produced by the Club Secretary, approved by the Board and distributed via email to the membership monthly, or as pertinent club news arises.

The monthly newsletter replaces the board meeting summaries previously posted in the members-only section of the website.

Guided by the results of a survey to the membership, conducted in 2023, the Committee is committed to ensuring content in Club communications, specifically the Bulletin and website, reflect the needs and interests of the membership.

The Committee will begin each term with a review of the above Mandate to ensure that the needs of the membership continue to be met.

Committee Membership – 2023-24:

Committee Terms are appointed based on expressions of interest, with terms expected to run parallel to Board of Director terms.

The Committee currently consists of two Co-Chair positions from the Club Board of Directors and two Editor positions from the membership, as follows:

Co-Chairs: Jeslene Quinn and Laurie Rutherford

Editors: Ruth Hassett and Wayne Williams

A Committee Membership Review will be conducted at the start of the Election Year (January 2025) to confirm committee membership going forward and identify vacancies and skills gaps that will need to be filled for the subsequent term.

Volunteers (from the Membership) who have an interest in this work are encouraged to contact our committee through our email and express their interest in supporting the Bulletin in areas such as advertising, events management and content management.

Meetings:

• Meetings are called by the Chair as required
• Committee meetings are held in person, where possible, or online through Zoom
• Communication amongst Committee members is done primarily through email
• Committee reporting to the BOD is conducted through a standing item on the agenda with verbal report delivered from either of Committee Co-Chairs.

Contact:

Inquiries or submissions to the Committee can be directed to irishwc.editor@gmail.com.

Comité de communication et de sensibilisation

Mise en place : Automne 2023

Mandat :

Ce comité a été créé dans le but de superviser  un groupe de bénévoles compétent et engagé, responsable des dossiers suivants :

• Maintenir et mettre à jour le site Web de l’IWCC en collaborant avec le webmestre de l’IWCC.
• Développer et produire un nouveau bulletin trimestriel (version numérique) de l’IWCC.

Le Comité a mis en place une équipe éditoriale composée des membres du Comité et de bénévoles possédant les compétences et l’intérêt requis pour générer et gérer le contenu.

Le Comité aide également les autres bénévoles du Club dans la gestion et l’administration des autres plateformes de communication du club. Ces plateformes comprennent.

Les médias sociaux

L’IWCC dispose de trois pages Facebook dédiées au Club.

• La page Irish Wolfhound Club of Canada – Rescue est gérée par le comité de sauvetage.
• La page de l’Irish Wolfhound Club of Canada est gérée par les membres du conseil d’administration.

Infolettre aux membres

• Tous les mois, ou lorsque des nouvelles pertinentes le requièrent, la secrétaire du club produit une infolettre validée par les membres et distribué par courriel. Ces nouvelles remplacent les résumés des réunions du conseil qui étaient autrefois déposées sur le site web, dans la section réservée aux membres.

Guidé par les résultats d’une enquête menée en 2023 auprès des membres, le Comité s’engage à veiller à ce que le contenu des communications du Club, en particulier le Bulletin et le site Web, reflète les besoins et les intérêts des membres.

Le Comité commencera chaque mandat par un examen du mandat susmentionné afin de s’assurer que les besoins des membres continuent d’être satisfaits.

Composition du Comité – 2023-24 :

Les membres du Comité sont nommés sur la base de manifestations d’intérêt, la durée de leur mandat devant être alignée sur celle du Conseil d’administration.

Le Comité se compose actuellement de deux coprésidents issus du Conseil d’administration du Club et de deux rédacteurs issus des membres:

Coprésidentes : Jeslene Quinn et Laurie Rutherford

Rédacteurs en chef : Ruth Hassett et Wayne Williams

Une révision de la composition des comités sera effectuée au début de l’année électorale (janvier 2025) afin de confirmer la composition des comités, d’identifier les postes vacants et, éventuellement, de combler des lacunes identifiées pour le mandat à venir.

Les volontaires (parmi les membres) qui sont intéressés par ce travail sont encouragés à contacter notre comité par courriel et à exprimer leur intérêt à soutenir le Bulletin dans des domaines tels que la publicité, la gestion des événements et la gestion du contenu.

Réunions :

• Les réunions sont convoquées par le président en fonction des besoins.
• Les réunions du comité se tiennent en personne, dans la mesure du possible, ou en ligne via Zoom.
• La communication entre les membres du Comité se fait principalement par courrier électronique.
• Les rapports des comités au CA se font par le biais d’un point à l’ordre du jour et d’un rapport verbal délivré par l’un ou l’autre des coprésidents des comités.

Contact :

Les demandes de renseignements ou les contributions au Comité peuvent être adressées à irishwc.editor@gmail.com.